Overzichtelijke Obeya kamer
Onze obeya kamer is de kamer waar we dagelijks samen komen als management team voor de standup. Daarnaast komen we er wekelijks drie uur bij elkaar voor onze eigen plannen, planning, demo’s, samenwerken en bespreken van de zaken die spelen en de teams.
De obeya is de kamer waar we organisatorisch richting geven aan een afdeling van meer dan 150 mensen. In deze kamer volgen we dagelijks en wekelijks een strak ritme. Want juist door dit ritme en discipline hoeven we ons niet meer druk te maken om wat we moeten doen. De ritmiek schrijft dat vanzelf voor.
De onderstaande afbeelding geeft weer hoe onze ruimte is ingericht. Het overzichtelijke van deze ruimte is dat we hem in onze langere wekelijkse sessie gewoon met de klok mee rondgaan. We starten bij het weekbord en eindigen ook bij het weekbord. Bij elk onderdeel kunnen er acties ontstaan die we de komende week willen uitvoeren. We eindigen bij de planningssessie waar we met onze velocity in mind kijken of alles past.
- zorgt dat je dagelijks met elkaar kunt afstemmen en emails over voortgang niet meer nodig zijn,
- zorgt voor de ordening in de conversaties, elke onderdeel zorgt voor zijn eigen invalshoek en elementen die besproken moeten worden,
- maakt de executie van de lange termijn mogelijk in stappen die je dagelijks kunt zetten,
- creëert enorme transparantie voor de deelnemers en de bezoekers, je ziet direct hoe het er voor staat en waar we mee bezig zijn,
- voorkomt de creatie van onzinnige, lijvige, nooit gelezen rapportages. De conversatie voer je immers in de ruimte waar je de status kun zien en voelen.
Het werken in en met een obeya kamer heeft een grote uitdaging. Het vraagt een voortdurende discipline in de uitvoering. Man, wat is dat moeilijk.
Krachtige teamborden
De tweede laag van inzicht zijn de teamborden. Elk DevOps team zijn eigen teambord. Persoonlijk ben ik groot fan van fysieke borden. Je ziet in een oogopslag hoe het er voor staat en of het team in control is. Het teambord wordt dagelijks door het team gebruikt in de standup en als team manager probeer ik er tenminste 3x per week bij elk team bij te zijn.
Het aanwezig zijn bij het teambord door de product owner en andere stakeholders voorkomt dat het team allerlei rapportages moeten opstellen. Het bord geeft immers krachtig weer wat de status is.
Vooral de incidenten duidelijk zichtbaar op het bord zijn een uitkomst. Met de juiste kleuren en lanes ziet een voorbijganger in welke applicatie de problemen zitten en waar ze staan in het proces. Hiermee kan het team focussen op het oplossen en verminderen van de incidenten.
Eenvoudige monitoring
Waar een rapport vaak data over het verleden bevat is het veel nuttiger voor teams om “instant feedback” te ontvangen. Deze feedback kan gaan over allerlei zaken en zich aanpassen naarmate de behoefte aan inzicht veranderd. Mijn suggestie zou zijn een aantal vaste onderdelen te hebben en de rest voortdurend te verbeteren.
Wie in Google op zoek gaat naar Great Graphite Dashboards, vindt de meest fantastische, strak ogende dashboards. Een belangrijke vraag is echter zijn ze wel krachtig en waardevol? Ja is het antwoord als je fulltime naar de dashboards kunt kijken. Nee als je ze in je ooghoeken in de gaten moet houden.
De uitdaging bij goede dashboards is om ze zo simpel te maken dat je vanuit je ooghoek kunt oordelen of het “in of out control” is.
Een grafiek is al bijna onmogelijk om te beoordelen. Stel jezelf voortdurend de vraag wat je nu daadwerkelijk wilt observeren, vertaal dit naar een goed/fout signaal en maak daar een groen of rood vlak van. Als hij op rood springt kun je altijd doorklikken naar een mogelijke oorzaak.
Een model van groot naar klein
Met deze drie bovenstaande instrumenten ben je perfect in staat om van groot naar klein te werken. In de Obeya room observeer je het geheel van veel verschillende DevOps team tot en met een hele organisatie. Het gaat hier om grote lijnen en grote aantallen. Je converseert over wat er in het grote geheel kan en moet veranderen.
De teamborden zijn een stap kleiner en gaan over 1 DevOps team, een aantal applicaties en vaak veel minder klanten. Je observeert hier kleinere trends en converseert over kleinere maar zeker niet minder krachtige improvements.
De monitoring van systemen en processen binnen een afdeling zijn het kleinste niveau. Gek genoeg zijn hier observaties nog steeds van het grootste belang.
Een model van lange termijn naar het heden
De bovenstaande instrumenten geven ook in de genoemde volgorde een model dat bruikbaar is voor de lange termijn doelen tot en met het heden.
De monitoring gaat over vandaag, het heden en misschien een klein stukje vooruit.
Wil je een WhatsApp bericht ontvangen bij een nieuwe blog?
Stuur dan even een berichtje naar +31645112490