Agile Coach Labs: hoe oefenen met retrospectives op de vloer voor een andere dynamiek zorgt + downloads

Hoe is het mogelijk dat je na een drukke dag je toch nog een avond vol energie kunt hebben? Dat kan als de randvoorwaarden maar goed zijn. En dat was het deze Coach Labs opnieuw. Hoe kan het ook anders met 34 deelnemers die graag iets willen leren, twee totaal nieuwe oefeningen buiten je comfort zone, een perfecte organisatie door Wemanity en een mooie locatie met eten en drinken bij ING.

logo_coach_labsMet deze vier ingrediënten heb je de basis te pakken voor een geslaagde avond. En voor mij was het opnieuw een geslaagde avond. Hoewel ik de oefeningen al kende vallen er zoveel dingen op, worden er scherpe vragen gesteld en omdat je met veel ervaren coaches bij elkaar bent ga je wel twee spades dieper. De ervaringen zijn niet te vangen in een dure training, conferentie of webcast. En daarom speciaal dankjewel aan Maarten Tomassen die dit voor de 8e keer heeft georganiseerd.

Wat er gebeurt met een vloeroefening

Hoe vaak doe je een veilige retrospective allemaal weggekropen aan een andere kant van de tafel? Of met post-its waarbij gevoel en emotie in 3 of 4 woorden gevangen moet worden? Dit kan teams enorm vooruit helpen in de verbetering van hun proces en de basis samenwerking. Maar wat als je als team door wilt stoten? Wat als je wilt groeien naar diepere volwassenheid?

Een retrospective op de vloer waarbij je dingen gaat zien, voelen en ervaren omdat je veel te dicht bij elkaar staat kan dan best lastig zijn. En juist dit hebben we geoefend tijdens deze coach lab. Op basis van de transitie fasen van systemisch transitie management hebben we geoefend met wie waar staat, wat je ziet, en vooral wat je hoort als je in gesprek gaat. Sommige blijven achter in de transitie omdat ze simpelweg de urgentie niet voelen. Andere stuiteren vooruit op weg naar fase creatie.

Zomaar wat inzichten:

  • Een vloeroefening maakt (soms pijnlijk) zichtbaar wat we altijd al dachten maar niet durven te zeggen
  • Door mensen soms op een andere fysiek op een andere positie te zetten en ze van daaruit te laten kijken kan er al veel veranderen
  • Het is soms nuttig dat die scheiding van te tafel even tussen ons uit is, we komen dan fysiek dichter bij elkaar.

oefening

Observeren en luisteren is soms van meer waarde dan nuttige adviezen

Continue reading

Systemisch Transitiemanagement: een klein tikje, een groot effect

Zal ik even met de deur in huis vallen? Ik heb NIETS met trainingen voor een certificaat, geef niet snel hoger dan een 7 (there is always room for improvement) en neem liever niet deel aan in-je-ziel-roer-trainingen. En dan toch…

Afgelopen week heb ik de training Systemisch Transitiemanagement van Plan-B afgerond. Wat ben ik trots op dit certificaat, blij met de training en zeker de trainers (een dikke 8). Ik heb enorm veel geleerd van mezelf, mijn invloed, en mijn eigen rol in een organisatie en transitie. In deze post een aantal van de vele zaken die voor mij de kern vormen.

Je had er bij moeten zijn

Laat ik daar maar mee beginnen, je had er bij moeten zijn om het echt te voelen, te zien en te ervaren. De theorie is zo eenvoudig gemaakt dat soms het gevoel me bekroop, is dit het dan? Is het soms zo simpel? Als je ervaart hoe complex soms patronen in relaties zijn en bepaalt gedrag een organisatie beïnvloed, dan snap je dat het juist eenvoudige interventies zijn die er toe doen.

Dit maakt het nu juist leuk, als het probleem complex is moet de interventie wel simpel zijn.

De kenmerken die me zo aanspreken

STM gaat er van uit dat gezinnen, teams en organisaties zich gedragen als een systeem of als je dat mooier vindt een organisme. Een organisme dat zich prima voelt bij de status quo. Alles wat deze status quo probeert te verstoren kan uit het systeem worden gewerkt.

De training richt zich op de onderstroom van een organisme in transitie. Deze onderstroom is in veel organisaties onderschat. We veranderen wel een organogram, geven een bewustwordingstraining en dan vinden we het als snel genoeg. We zijn nu veranderd.

Een systeem wijzigen heeft veel meer aandacht nodig in het wijzigen van de onderstroom. Dat wat zich onder water afspeelt. Wat als de ordening wordt verstoord? Wat als nieuwe mensen zich moeten aansluiten en andere juist afscheid nemen? Wat gebeurt er bijvoorbeeld als een aantal spelers altijd maar moeten geven en nooit iets ontvangen? Dit zijn drie aandachtsgebieden die soms nauwelijks opvallen en tegelijkertijd om aandacht schreeuwen om een klein tikje te ontvangen.

Een interventie is als een tikje, ogenschijnlijk nauwelijks impact en uiteindelijk grote gevolgen

Vraag niet hoe het kan, profiteer ervan. 😉

Wat kun jij doen?

Voor mij was de training enorm waardevol. Het heeft mijn gereedschapskist enorm verrijkt. Mijn suggestie voor elke manager, coach, product owner, facilitator of wie dan ook, verdiep je in dit gedachtegoed.

Je kunt natuurlijk zelf de training volgen bij Plan-B of alvast het boek Systemisch Transitiemanagement aanschaffen.

stm_2017

De emotie op laten lopen om de transitie te bevorderen en andersom

Een ander deel van de training was gericht op emoties. Het is soms goed om emoties eerst eens wat op te laten lopen om urgentie te creëren. Urgentie is nodig om de echte transitie in gang te zetten. Zonder urgentie geen verandering.
Continue reading

Een fantastische Agile Coach Lab Meetup vol met coachingstechnieken

Wat een fantastische Coach Lab was dat. Het was een optelsom van leuke dingen. Een mooie locatie, de zon, inspirerende mensen, een nieuw netwerk en een geweldig onderwerp vormden de ingrediënten van een cocktail vol inspiratie.

Het was alweer even geleden dat ik een meetup had bezocht maar deze donderdagavond 11 mei was het dubbel en dwars waard. Met zo’n 20 (aspirant) coaches hebben we een avond kunnen oefenen met elkaar. Ik deel graag 4 lessen van deze Coach Lab die mij weer even op scherp zetten.

coachlab

Les 1: Rollenspellen zijn brilliant

Wat is het heerlijk om je even te laten gaan. Even die gefrustreerde manager te spelen die je altijd verstopt. Die Dev Engineer die het liefste maar wil programmeren of thuis wil werken. Een team dat geen team is en een coach die zelf harder werkt dan het object van de coaching. Een rollenspel is brilliant.

Continue reading

Dag manager, welkom parttime leider

Zijn managers nog nodig als je bouwt aan autonome teams die veel keuzes zelf nemen? Moet er nog veel worden gemanaged als de teams het zelf kunnen?

In een organisatie transformatie waarbij je echt wilt verbeteren neemt het aantal managers af en het aantal leiders toe. Als ik zeg leiders heb ik het niet over een semantische vervanging van het woord managers. De rol verandert en de vraag is of jij een leider wordt.

parttime leiders

Eerst twee concrete voorbeelden om te ontdekken waarom managers afnemen en de leiders toenemen.

Managen van out of control naar leiden in control

Als ik terug denk aan hoe de status van ons “control framework” een jaar of 3 geleden was dan scoorden we in excel netjes groen. Onder de motorkap moest je niet altijd willen kijken. Het hing van geaccepteerde risico’s aan elkaar. Een geaccepteerd risico lost natuurlijk niets op.

Twee jaar geleden vonden we dit niet langer acceptabel en zijn we de dingen echt gaan oplossen. We deden dit met regelmaat nog wel te laat maar de geaccepteerde risico’s werden opgelost.

Hoe meer we de teams verantwoordelijk maakten hoe dieper in de systemen de problemen echt werden opgelost. Vorig jaar scoorden we bijna alles groen en werden risico’s items op tijd gesloten en ook nog eens echt opgelost. We zijn daadwerkelijk veiliger geworden in plaats van dat we de risico’s managen.

Van de positie in control zijn is de volgende stap in control blijven en nog verder verbeteren. Als leider dit vooruitzicht schetsen en doelen duidelijk maken helpt de teams het beter te begrijpen en daar actief aan bij te dragen. Een dagelijkse coördinatie en aansturing is niet langer nodig.

Het managen van het verleden is daarmee niet meer nodig en slechts het schetsen van de toekomst is voldoende om vooruit te gaan.

Managen van voortgangsrapportages voor vandaag naar leiden van de feature planning voor morgen

Hoeveel tijd besteed jij nog aan het opstellen of lezen van voortgangsrapportages om eens wat te noemen? Geloof me dit is echt een verspilling van ieders waardevolle tijd. Je kunt beter werken aan de voorspelbaarheid van je teams op korte en langere termijn. Als je daarnaast ook nog eens vaker het gesprek aan gaat met alle mensen om je heen wat nu werkelijk waarde heeft kun je starten met de feature planning. Continue reading

Waarom Agile-Scrum zo eenvoudig lijkt en zo moeilijk is

Wie de scrum guide heeft gelezen en het examen heeft gedaan zal hebben ontdekt dat scrum relatief eenvoudig is. Er zijn wat rituelen en principes die je moet kennen en je kunt aan de slag. Wie echter aan de slag gaat en het echt in de praktijk wil brengen ontdekt al snel dat de realiteit weerbarstiger is. Alleen met een hele hoge discipline gaan teams en organisaties vooruit op weg naar een altijd hoger wordende wendbaarheid.

En daar wringt te schoen, dat ene principe “een hoge discipline” is echt killing. Hoe vaak slipt de discipline er even bij in. Hoewel ik een blog heb geschreven over time management en het vrijmaken van je agenda zijn er perioden waar dit haast onmogelijk lijkt. Aandacht voor je werk, de teams en je collega’s schieten er bij in. In deze post een aantal zaken die er bij mij met grote regelmaat bij inschieten, en wat ik er aan probeer te doen. Ik ben benieuwd naar de dingen die er bij jou wel eens bij inschieten en of oplossingen om dit te voorkomen.

Blik naar buiten gericht om het binnen beter te maken

Intern verbeteren kan enorm worden versterkt door naar buiten gericht te zijn. Seminars volgen, netwerken en bedrijven of andere afdelingen bezoeken zijn ideaal om nieuwe ideeën op te doen en je eigen inzichten aan te scherpen. Je leert hoe andere organisaties bijvoorbeeld continuous improvement aanpakken of hoe ze omgaan met visueel management. Deze beide aspecten zijn van cruciaal belang om te groeien in je wendbaarheid.

Door allerlei interne zaken die ook belangrijk zijn schiet dit er echter nog wel eens bij in. Risk, budget en architectuur roadmaps zijn belangrijke zaken die je op orde moet hebben. Als je hierin achterloopt kost dit veel te veel tijd en energie.

Mijn suggestie is dan ook dat je gewoon tijd reserveert om naar buiten gericht te blijven. Verlaag desnoods de frequentie naar 1x per 2 maanden maar af en toe ergens op bezoek gaan als is het een uurtje is uitermate nuttig en leerzaam om te versnellen.

Continue reading

Schalen van Agile is gelijk aan reduceren van complexiteit

Veel organisaties worstelen met het vraagstuk van Scaling Agile. Diverse frameworks zijn er op de markt om je ondersteunen in het schalen. Ze beloven je te helpen in de groei naar een Agile Enterprise. Frameworks vol met buzz-words en technieken om de complexiteit nog eenvoudiger te managen.

Als jij je organisatie echt wilt transformeren moet je complexiteit niet managen je moet het oplossen.

Ik zal heel eerlijk zijn, ik heb niet zoveel op met een aantal van deze frameworks. Mijn samenvatting: “Scaling Agile: You do not get LeSS if you play it SAFE“.

Een organisatie echter die in de transformatie elke keer opnieuw aandacht besteed aan het oplossen van complexiteit zal uiteindelijk de organisatie zijn die de hoogste wendbaarheid gaat behalen.

Laten we eerlijk zij naar elkaar, Agility is een buzz-word, omarmt door veel organisaties en een worsteling tijdens de executie.

Oplossen van complexiteit is cruciaal

Tijdens een workshop met een IT management team een paar weken geleden over de transitie naar een wendbare organisatie kwamen de diverse aspecten van complexiteit aan bod. De natuurlijke neiging van ons allemaal is om elke keer nieuwe processen te maken, piketpaaltjes te slaan en direct beschermende maatregelen te nemen als er ook maar iets mis gaat. Dit maakt het geheel er zeker minder wendbaar op.

Continue reading

Als het leren je vergaat: te weinig tijd en toch willen verbeteren

Een organisatie die vooruit wil, is een organisatie die bestaat uit individuen die zich blijven verbeteren. Als coach Agile coach adviseerde ik er lustig op los: maak tijd en ruimte anders verbeter je nooit.

Nu na bijna 2 jaar manager te zijn merk ik dat de praktijk lastiger is. Het leren vergaat ons bijna, zeker nu het einde van het jaar weer nadert ontstaan er allerlei andere prioriteiten.

Deze ontwikkeling is raar: het leren zou ons niet en nooit mogen vergaan!

Herken jij dit? Alle verbetering die je wil doen sneeuwt onder omdat er belangrijkere dingen zijn. En dan toch, mijn advies, plan het maar gewoon, ga het doen het komt er anders niet van. Juist daarover gaat deze blog.

Verbetering op het niveau van het team en individu

Voor teams die groeien in hun autonomie en een organisatie die meer een organisch geheel gaat worden blijft verbeteren en leren van groot belang.

Teams zullen zich altijd moeten aanpassen en ontwikkelen. Aanpassen aan de veranderende wereld om hen heen. Eisen vanuit wet- en regelgeving veranderen, werkzaamheden en verantwoordelijkheden nemen toe.  De roep om hogere efficiency die gevoed wordt door technologische ontwikkeling vraagt om ontwikkeling van activiteiten en vaardigheden van een team.

Een team dat stilstaat in zijn verbetering, gaat achteruit op de loopband die tijd heet.
De ontwikkeling op team niveau is mogelijk nog veel belangrijker. Neem bijvoorbeeld Dev Engineers, niet alleen de titel is gewijzigd van programmeur naar Dev Engineer maar ook het onderliggende takenpakket. We vragen en verwachten dat ze zich ontwikkelen op allerlei verschillende aspecten.
Dev engineers moeten uitgroeien tot Zwitserse zakmessen van Zwitserse kwaliteit.

En deze ontwikkeling kost tijd, maar waar vindt je die als je bordje met werkzaamheden ook al helemaal vol ligt.

Makkelijk gezegd, moeilijk gedaan

Het advies van HR, een senior manager, je Agile Coach of een loopbaanbegeleider is gemakkelijk gezegd en o zo moeilijk gedaan. De worsteling over te gaan tot executie en echt tijd vrij te maken kan soms zwaar drukken. Je wil wel ontwikkelen maar je ervaart de druk van de Product Owner of je (project) manager om te blijven leveren. Je snapt van nature dat als je als team of individu niet ontwikkelt je niet veel verder zult komen.

Continue reading

Van “Fail Fast” naar “Learn Fast, Learn Often” om echt te verbeteren

“Fail Fast” is een populair begrip geworden voor managers en DevOps teams. De belangrijke vraag is of “Fail Fast” nu daadwerkelijk waarde toevoegt. Of is Fail Fast een hol begrip geworden en gaat het ten diepste om hele andere zaken?

Om het nog persoonlijker te maken ik krijg de kriebels van mensen die “Fail Fast” als motto hebben gekozen om van tijd tot tijd te inspireren en te laten zien dat ze fan zijn van autonome teams.

“Fail Fast” wordt misbruikt om maar wat te proberen

Hoor jij het vaak om je heen “Fail Fast”? Het is zo een hip begrip wat te pas en te onpas wordt ingezet. Fouten worden daarmee goed gepraat en slechts weinig geleerd.

“Fail Fast” is een hol begrip geworden omdat het doorgronden waar het nu daadwerkelijk om gaat ontbreekt. Uiteindelijk gaat het helemaal niet om het feit dat je snelt moet falen. Waar mogelijk moet je falen voorkomen om je doelen zo efficiënt als mogelijk te behalen.

Het begrip “Fail Fast” zonder verdere kaders staat gelijk aan “Burn Fast”. Het verbranden van je waardevolle capaciteit en creativiteit.

“Learn Fast, Learn Often” is daadwerkelijk van belang om te groeien

Het is van groter belang om vooral snel, vroeg en vaak te leren. Wil je daadwerkelijk groeien dan zul je de experimenten die je doet heel bewust en zorgvuldig moeten uitvoeren. Niet zomaar wat proberen en dan zien wat er van terecht gaat komen. Continue reading

Ik ben een stoorzender! Jij toch niet?

BAM, die titel heb ik even nodig als reflectie op de lessen die ik leerde uit de TED talk van Jason Fried: Why work doesn’t happen at work.

In een talk van 15 minuten gaat Jason in op het feit waarom thuiswerken super effectief kan zijn. Hij komt hier tot de pijnlijke les dat M&M’s de belangrijkste stoorzender zijn. Managers en Meetings zorgen voor actieve verstoringen en die zijn er thuis simpelweg niet.

Het verschil tussen actieve verstoringen en gekozen momenten

Jason gaat in zijn talk in op de plekken waar je lekker, ongestoord kan werken. Verrassend beantwoorden de meeste mensen dit met thuis, in het vliegtuig of ze komen met een tijdsaanduiding zoals “zaterdagmorgen in alle vroegte”.

Het grote verschil met kantoor en de genoemde plekken is dat we op kantoor actief gestoord kunnen worden. Op alle andere plekken heb je dat zelf in de hand. Je kiest zelf om naar de koelkast te lopen op het moment dat het je uitkomt.

De actieve verstoringen op het werk komen van de manager of van meetings. Vragen van je manager even iets op te pakken en af te maken, of dat overleg al is het maar 30 minuten verstoord je werkzaamheden.

Zelf gekozen breaks op momenten dat ze effectief zijn

Op het eerste moment dacht ik ja-maar soms zijn deze zaken toch nodig. Hoe nodig sommige ook zijn ze halen anderen uit hun flow. Het werk van vandaag de dag vraagt met grote regelmaat tijd om na te denken. De puzzel op te lossen voordat je de tekening maakt, de nieuwe code schrijft of een tekst uit je vingers vloeit. Continue reading

Passie en gedrevenheid boven kennis en ervaring

Soms moet je als vrienden na een weekend weg zeggen: “What happens in Münster stays in Münster”. Toch wil ik wat delen over Jessica die we ontmoeten in Münster. Of misschien nog wel meer over het bedrijf waar Jessica voor werkt. Het zette mij aan het denken hoe ik mensen die ik in dienst wil nemen beoordeel.

Bij mij voerden de focus op kennis en ervaring vaak de boventoon in een gesprek. Jessica zette mij aan het denken of dit wel de juiste focus is. Zijn passie en gedrevenheid niet van veel groter belang?

Jessica het schoolvoorbeeld van passie en gedrevenheid

Laat me je iets meer vertellen over deze wonderlijke Jessica. Tijdens een rondreis door Europa ontmoette zij als afgestudeerde muziek historica tijdens een goed feestje een aantal mensen van Shopware. Ondanks veel bier Dankzij de gezelligheid en de goede gesprekken kreeg Jessica nadat ze thuis was gekomen in de States een Facebook bericht. Hierin werd de vraag gesteld of ze voor Shopware in Duitsland wilde komen werken. Er werd haar de vraag gesteld of ze Shopware wilde helpen groter te worden in landen buiten Duitsland waaronder Nederland.

Nu moet je even weten dat Shopware een IT club is die software maken voor het runnen van webshops. Ze hebben een open source variant voor kleinere webshops. Daarnaast leveren ze de enterprise editie aan grote namen als Gaastra en Segway NL. Software die enorm eenvoudig is om snel een webshop te beginnen en een prachtige extensie is voor een bestaande winkel om ook online aanwezig te zijn.

Ja dus, hoor ik je denken? Daar komt hij: Jessica had weinig tot geen IT, webshop, marketing, Europa, Community building of sales achtergrond en toch ging ze aan de slag.

Als het een algoritme van een datingsite was zou het een 100% score zijn geweest maar dan wel in het bakje afgekeurd.
Wat de eigenaren van Shopware hebben gezien weet ik niet. Wat ik zag was een enorme drive, plezier en hartelijkheid als Airbnb gastvrouw. Deze uitte zich in gastvrije koude biertjes, beschikking over de gehele fruitschaal, goed advies voor lokale tentjes en leuke, hartelijke gesprekken. De kennis en ervaringsjaren waren er niet maar de passie, gedrevenheid en goed Engels Amerikaans des te meer.

Continue reading